Se você é uma pessoa antenada em tecnologia, provavelmente já deve ter ouvido falar em CRM para contadores, né? Mas, você sabe o que é e como ele é importante para o crescimento do seu escritório de contabilidade?
O CRM para contadores é uma importante ferramenta que otimiza as atividades do seu escritório como um todo. Durante muito tempo, a ferramenta foi associada apenas aos setores de vendas e marketing. Porém, hoje ela já cumpre um importante papel dentro de um escritório de contabilidade, otimizando as rotinas e facilitando a captação de novos clientes.
A ferramenta é vital para promover um bom relacionamento com o cliente. Com ela, é possível organizar todas as informações relevantes sobre os clientes em apenas um sistema, sem a necessidade de pular de um software para o outro.
Dessa forma, por meio de um sistema de CRM, é possível conhecer melhor cada um de seus clientes, tornando mais simples a missão de oferecer serviços que sejam compatíveis com o que eles precisam.
Ficou interessado? Então, continue a leitura e descubra como o seu escritório vai performar muito melhor com um CRM para contadores!
O que é CRM?
O termo, provavelmente, não é segredo para nenhum contador. Afinal, você já trabalha com atendimento ao cliente e já deve conhecer o CRM. Mas, só para refrescar a sua memória, CRM é a sigla usada para Customer Relationship Management, que em português significa gestão do relacionamento com o cliente. Trata-se de um sistema ou software que, por meio da tecnologia, gerencia e melhora o relacionamento com o consumidor.
As plataformas e softwares de CRM são tecnologias consideradas mais importantes e inovadoras para escritórios de contabilidade. Isso porque elas usam as informações dos clientes para gerenciar contas e administrar oportunidades de vendas e leads em apenas um único sistema.
Mas a definição de CRM vai muito além disso: estamos falando de uma gestão 360º de vendas, atendimento, marketing e todos os demais pontos de contato. O sistema gira 100% em torno do consumidor e dá a base necessária para que o gestor possa aumentar e melhorar ao máximo o contato com cada um de seus clientes.
Com um CRM para contadores, você poderá:
- Rastrear e gerenciar as informações dos clientes em potencial e dos atuais;
- Conectar toda a sua equipe por meio de um único sistema;
- Simplificar tarefas repetitivas para acompanhar os leads de maneira mais efetiva;
- Captar os e-mails do cliente de forma rápida e inteligente;
- Ter insights importantes com base em dados reais;
- Personalizar as suas ações conforme os dados obtidos por meio do sistema.
A importância de um CRM para contadores
Ter um bom relacionamento com os clientes é primordial para qualquer tipo de negócio, inclusive para escritórios de contabilidade. Isso é essencial não só para vender mas, também, para encantar e fidelizar seus clientes.
Para entender a importância do CRM para contadores, antes é preciso ter em mente que estamos na era do cliente, da transformação digital e das novas tecnologias. Em vista disso, o relacionamento com o cliente também evoluiu, o que nos levou a um novo conceito, conhecido como experiência do cliente.
O CRM é importante em diversos sentidos, desde para entender melhor o cliente e, também, para facilitar a criação de estratégias voltadas ao seu perfil. Isso é possível pois o sistema permite que o contador faça um acompanhamento detalhado de todo o contato que o cliente teve com o seu escritório.
Mas, de que forma o CRM para contadores proporciona tais conhecimentos sobre o consumidor? É simples: o sistema armazena informações de clientes em potenciais e, também, dos que já fazem parte da sua carteira.
Com ele, você tem acesso a dados como: nome, número de telefone, endereço, profissão, etc. Além disso, o CRM também armazena todos os pontos de contato e atividades que determinado cliente teve com o seu escritório, incluindo visitas ao site, e-mails e ligações telefônicas, por exemplo.
A plataforma reúne e integra dados que são muito valiosos para a elaboração de estratégias. Afinal, você terá na palma da sua mão as informações pessoais dos clientes, histórico de navegação em seu site e preferência de compras. Com todas essas informações, as suas estratégias de vendas e fidelização serão muito mais assertivas.
Tudo isso faz com que o CRM para contadores se torne indispensável. Afinal, uma relação saudável e duradoura com os clientes é a chave do sucesso.
Como funciona um CRM para escritório de contabilidade?
Chegou a hora de saber como funciona um CRM. Entre as principais características de um CRM para contadores, podemos destacar:
Gerar relatórios
Com o CRM, é possível saber o perfil dos clientes, qual o ticket médio de todos os seus consumidores e diversas outras informações que são determinantes para o bom funcionamento do escritório.
Além disso, você também conseguirá entender o comportamento dos clientes, bem como os resultados das suas ações, criar estratégias mais eficientes e gerar mais e melhores resultados com as suas estratégias. Isso tudo porque por meio do CRM você consegue analisar, por meio de relatórios, o desempenho de tudo o que já foi feito.
Integração com outros sistemas
Os sistemas de CRM se integram com outros softwares que o escritório utiliza. Esse é um fator muito importante, afinal, as informações podem vir de diversas fontes e podem ser usadas para diferentes fins.
O CRM pode, por exemplo, ser integrado ao envio de e-mail marketing já que os dados dos clientes podem ser utilizados para segmentar e personalizar os envios.
Soluções diferentes para empresas diferentes
Se, em algum momento, você perguntou se o CRM para contadores faz sentido para o seu escritório, a resposta para sua dúvida é bem clara: faz! O sistema não é só uma daquelas soluções que só resolvem os problemas de determinados segmentos de mercado. Todos os seus benefícios podem ser sentidos por todos os empresários que estão interessados em melhorar a qualidade do seu relacionamento com o cliente, inclusive escritórios de contabilidade.
O sistema de CRM é versátil, oferece inúmeras soluções com diversas funcionalidades para diferentes tamanhos de escritórios, com diferentes custos. Além disso, é importante destacar que o CRM para contadores não beneficia apenas um setor do escritório mas, sim, integra diferentes áreas e gera valor igual para cada uma delas.
Automatiza parte das tarefas
A quarta característica de um CRM para contadores é que o sistema também auxilia na automatização de tarefas que, habitualmente, você realizaria manualmente. A funcionalidade permitirá que você se dedique mais tempo a outras atividades primárias dentro do seu escritório.
Melhora a comunicação com os clientes
A premissa é básica: quando você sabe quem é o seu cliente, quais são suas necessidades e o que ele procura, fica muito mais fácil se comunicar com ele.
Opera em nuvem
Grande parte dos sistemas CRM atuais funcionam por meio da computação em nuvem. Isso acabou se tornando um requisito por conta dos benefícios, afinal, o sistema otimiza o tempo e dinheiro daqueles que o utilizam, dispensando a preocupação de comprar, instalar, configurar e manter um programa nas máquinas do escritório.
Vantagens de um CRM de contabilidade
Além do controle de vendas, o CRM para contadores também apresenta uma série de benefícios. Confira a seguir alguns deles!
1. Organização
Imagine que você precisa constantemente acessar uma planilha para saber mais informações sobre o seu cliente. Porém, ela não é sempre atualizada e, por isso, muitas vezes você acaba deixando passar solicitações e informações importantes a respeito do perfil deste cliente. Isso acaba gerando muitas falhas na comunicação e, obviamente, o cliente vai perceber isso.
Uma das vantagens do CRM é justamente organizar todas as informações dos consumidores para que o escritório consiga manter um bom relacionamento com todos eles.
2. Produtividade
Quem tem muitos clientes sabe que não é nada fácil atender todas as demandas com agilidade. Para isso, o CRM para contadores é uma ótima opção para escritórios que precisam aumentar a produtividade. Com ele, tudo será atualizado automaticamente, o que facilitará muito os processos dentro do escritório.
3. Melhora no atendimento
Como já mencionamos, uma das principais vantagens do CRM é que o escritório consegue melhorar consideravelmente o atendimento. O contador terá todas as demandas e informações do seu cliente em uma dashboard que pode ser vista com facilidade. Com isso, ele pode, por exemplo, ver quais são as tarefas que precisa executar com mais agilidade, entender o que o cliente precisa, o que ele está procurando e muito mais.
4. Fidelização dos clientes
Quando um escritório consegue manter as informações sobre os clientes atualizadas e ainda proporciona um atendimento personalizado e rápido, é certo que isso impactará, de forma positiva, na imagem que ele tem sobre a empresa.
Clientes satisfeitos são recursos valiosos para qualquer escritório, pois acabam se tornando promotores da marca. Em outras palavras, os clientes fidelizados acabarão divulgando o seu escritório de forma espontânea.
Tipos de CRM para contadores
Agora que você já sabe o que é CRM, quais são as suas vantagens e a importância de contar com esse sistema, chegou a hora de conhecer os tipos de CRM para contabilidade. Atualmente, o mercado dispõe de 4 tipos de CRM para contadores, são eles:
- Operacional;
- Analítico;
- Colaborativo;
- Estratégico.
Continue a leitura e aprenda sobre cada um deles!
1. CRM operacional para contabilidade
O CRM operacional para contabilidade é considerado o sistema que integra os CRM’s de suporte e vendas. Por meio desse software, o contador tem acesso a informações completas e históricos detalhados sobre a relação com os clientes. Dessa forma, é possível oferecer atendimento e suporte de maneira mais rápida e fácil.
O CRM operacional auxilia em três importantes etapas e áreas dentro de um escritório de contabilidade:
- No trabalho da equipe de Customer Success;
- Na retenção de clientes;
- Diminui o churn rate do escritório (taxa de clientes que desistem dos serviços que você oferece).
Porém, além de oferecer todo esse suporte nessas três áreas, o CRM operacional também conta com um lado ativo nessa conversa. Ele é peça-chave para fechar uma venda complexa e de alto nível, quando o contador precisa acessar todas as informações importantes sobre determinado prospect, com o objetivo de se preparar para oferecer uma proposta irrecusável para este cliente, por exemplo.
Ainda nessa situação, o gestor também tem a oportunidade de estudar casos semelhantes ao que ele está trabalhando no momento, analisando e comparando os problemas de determinados clientes para, por fim, avaliar e aplicar estratégias que já deram certo anteriormente.
Por último, mas não menos importante, o CRM operacional também oferece algumas outras funcionalidades importantes, como o acompanhamento do follow-up, agendamento de reuniões, possui um banco de dados para documentação e capta feedback dos clientes para, posteriormente, ser utilizado pelo CRM estratégico.
Você terá acesso a tudo isso durante a conversa, com uma simples consulta ao sistema, esteja ele onde estiver (smartphone, computador, sistema interno, etc.).
2. CRM Analítico
O CRM analítico é a parte mais ligada à parte mais estratégica do escritório. Com esse tipo de sistema, você conseguirá não apenas coletar os dados como, também, relacioná-los e gerar conclusões a partir deles. UM CRM analítico é capaz de te ajudar em áreas como:
- Segmentação de clientes;
- Análise de performance;
- Previsão de vendas;
- Análise de dados importantes para a tomada de decisão.
Com todas essas informações, é possível conhecer as características de cada grupo de clientes segmentado e, assim, oferecer a eles ofertas customizadas e com resultados mais efetivos. Isso fará com que o consumidor compre em maior quantidade e mais vezes.
Você também consegue analisar quais ações e campanhas têm performado melhor e, assim, conseguirá tomar decisões e ajustá-las para que cada uma delas seja coerente com o perfil e as necessidades de cada cliente.
Em um escritório de contabilidade que trabalha com atendimentos e serviços personalizados para cada um de seus clientes, por exemplo, fica muito mais fácil precificar seus honorários e descobrir quais tipos de serviço farão parte de cada plano, justificando, assim, a diferença entre os preços cobrados.
Assim, você já terá bem definido quem será o seu cliente, o que ele deseja e o quanto ele quer pagar.
Além de tudo isso, esse sistema também auxilia na qualificação de prospects, uma vez que ele fornece informações relevantes sobre quais clientes têm mais potencial de compra, quais devem, ou não, permanecer nas suas estratégias do funil de vendas.
3. CRM Colaborativo
O CRM em nuvem já é uma realidade e tem revolucionado a maneira como os escritórios de contabilidade gerenciam suas equipes e projetos. Ele funciona 100% online e, por isso, facilita o acesso a todas as informações de toda a sua base de clientes, independente do tipo de dispositivo utilizado (smartphone, computador, notebook, etc).
O CRM colaborativo tem como base a integração das diversas áreas e equipes do seu escritório, promovendo o aumento da produtividade e auxiliando o acesso e a junção de dados que serão peça-chave na tomada de decisão. Dessa forma, o software age com foco tanto na retenção, quanto na conquista de novos clientes.
Mas, na prática, como funciona e como esse tipo de tecnologia pode ajudar seu escritório? É simples! Digamos que o seu time comercial fechou um cliente pelo valor X, porém o cliente entra em contato com você dizendo que, na verdade, o valor fechado foi Z. Dessa forma, independente de onde esteja, você terá todas as informações da negociação em mãos, podendo consultar no sistema e, se for o caso, rastrear o vendedor responsável, para descobrir se houve algum erro de digitação ou de interpretação do cliente. Prático demais, né?
Além disso, nas etapas de prospecção e fidelização de clientes, sua equipe de marketing também pode utilizar as informações dos painéis de controle a fim de qualificar os melhores clientes, acompanhar o fluxo do funil de vendas e passar todos esses prospects para que a equipe comercial possa trabalhá-los.
Por último, mas não menos importante, o CRM colaborativo também integra emissão de faturas, providências administrativas e orçamentos para que a sua equipe possa acessar todos esses documentos em um único sistema online.
4. CRM Estratégico
O CRM Estratégico para contabilidade é a junção de todas essas funcionalidades citadas, desde as analíticas e operacionais, somadas ao colaborativo. Com todas esses dados e ferramentas, o CRM estratégico permite:
- Perceber quais processos precisam e podem ser melhorados;
- Fazer melhores previsões de vendas;
- Definir segmentações;
- Planejar ações de marketing;
- Criar novas estratégias de vendas com base em dados apurados.
Além disso, o CRM Estratégico ajuda muito na gestão das equipes de vendas e marketing. Afinal, esse sistema permite a análise de KPIs de performance de ambas as áreas, apontando os números de prospects e clientes originários de campanhas de marketing, reuniões agendadas, quantidade de interações, trocas de e-mails e conversas e, claro, também aponta o cumprimento de metas dentro de cada estratégia.
CRM para vendas na contabilidade
Um CRM para vendas tem como objetivo ajudar seu escritório a vender mais, em menos tempo. Trata-se de um sistema inteligente que realiza tarefas simples de forma automatizada. Assim, sua equipe pode focar melhor nas etapas mais importantes para a conversão de vendas.
CRM e o funil de vendas
Durante este artigo nós falamos algumas vezes sobre funil de vendas, que nada mais é do que uma representação das etapas que um potencial cliente passa desde o primeiro contato com seu escritório, até o fechamento da venda.
Neste sentido, o CRM torna-se indispensável para um escritório de contabilidade. Isso porque, a maneira mais eficaz de melhorar a performance e os resultados do funil de vendas é controlando e registrando as informações mais relevantes dos clientes em potencial.
CRM e atendimento ao cliente
É impossível ter um bom relacionamento com o cliente sem realizar atendimento. Essa realidade se torna ainda mais impactante agora, quando tudo gira em torno da experiência do cliente. Seu escritório precisa estar preparado para resolver todos os problemas e oferecer um atendimento fácil, intuitivo e que promova o sucesso do cliente.
Como isso é possível? Com um CRM focado no atendimento 360º. Esse é um tipo de atendimento ponta a ponta, que envolve todas as áreas dentro do escritório e tem o cliente como o centro de todas as decisões. Neste contexto, diversas áreas ficam conectadas buscando sanar todas as dores do cliente.
Dessa forma, o atendimento 360º funciona como uma engrenagem, pois quando mexemos em um lugar, outra área sempre será afetada de forma positiva ou negativa.
CRM e marketing
O marketing também é uma área essencial no relacionamento com o cliente e, por isso, ele também deve estar integrado a um sistema CRM para contadores. Ao integrar os processos de vendas e marketing, é possível acompanhar a jornada do cliente por todo o funil.
Com isso, você consegue se antecipar e criar estratégias de marketing com foco na conversão desses prospects, de acordo com a evolução nas etapas do funil de vendas. Esse processo é conhecido como automação de marketing e tem como principal objetivo reduzir os trabalhos manuais e aumentar a eficiência das suas ações.
A automação de marketing é considerada a principal ferramenta para nutrir e avançar os leads até o momento da compra, com agilidade e eficiência. Com essa estratégia, os escritórios agora podem focar cada vez mais na jornada do cliente.
Tudo isso acontece de forma personalizada, o que é muito importante pois cada cliente possui interesses e necessidades diferentes e o ideal é que cada um seja impactado de acordo com seus desejos para que se alcance um único objetivo em comum: fechar mais vendas.
CRM e pós-venda
O pós-venda tem como objetivo melhorar a experiência do cliente após uma conversão. Com um CRM, o processo de pós-venda se torna muito mais preciso, uma vez que é possível personalizar o atendimento e reverter os problemas antes mesmo que eles surjam.
As chances de fechar mais negócios aumentam quando o cliente tem boas experiências. Uma plataforma de CRM permite essa integração de todas as ações e estratégias de pré-venda, venda e pós-venda, tornando-se, também, uma forma de aprimorar o suporte multicanal e o atendimento que você presta ao cliente.
Qual a diferença entre CRM e ERP?
É muito comum que haja uma certa confusão entre o CRM e o ERP, associando os dois sistemas como um só. Porém, é importante ter em mente que as duas plataformas possuem finalidades diferentes.
O ERP (Enterprise Resource Planning) é um conjunto de softwares unificados que gerencia os processos do escritório como um todo. O sistema tem foco total no planejamento dos recursos, bem como aumentar a eficiência destes processos.
Um ERP visa conectar os fluxos informacionais de um escritório, apresentando soluções estratégicas a todo tempo, tornando os processos muito mais fluídos e eficientes, eliminando os gargalos e padronizando processos.
Já o CRM, como você viu ao longo deste artigo, possibilita compreender melhor a jornada do cliente, desenvolvendo estratégias de vendas mais eficazes e capazes de melhorar a equipe de vendas. O CRM para contadores também tem como foco melhorar o relacionamento com clientes e prospects, criando um ambiente ideal para que essas relações sejam duradouras.
Com isso, pode-se perceber que a integração desses dois sistemas agiliza ainda mais o fluxo de informações de um escritório de contabilidade, melhorando a performance.
Meu escritório realmente precisa de um CRM?
Você ainda está em dúvida se o seu escritório de contabilidade precisa de um CRM? Então, confira a seguir alguns sinais que indicam a necessidade de ter um CRM:
- Sua equipe de vendas não consegue encontrar rapidamente os dados de clientes para oferecer propostas diferenciadas;
- Você não tem informações suficientes para tomar decisões estratégicas para converter clientes;
- Sente que todas as negociações passam despercebidas e que toda a sua gestão de processos contábeis está baseada em cadernos e planilhas;
- Você conta com diversos sistemas no escritório, mas nenhum deles está integrado e é necessário acessar diversos softwares até conseguir ter uma visão mais ampla sobre o perfil de determinado cliente;
- O escritório está crescendo mais rápido do que você está preparado;
- Você sente que a experiência que está oferecendo para o cliente está deixando a desejar.
Como escolher um CRM para o meu escritório
Você já sabe o que é um CRM, quais as suas vantagens, a importância e os tipos de CRM que existem para o mercado contábil. Também chegou a conclusão que, sim, você precisa de um CRM. Mas, ainda está em dúvida sobre a escolha de um CRM para o seu escritório de contabilidade, né? Não tem problema! Confira a seguir alguns dos recursos fundamentais que um CRM para contadores deve ter!
Integração com o seu sistema
Ter uma visão clara e de fácil acesso do histórico de informações do cliente é indispensável para prestar um serviço mais profissional. Neste sentido, é importante escolher um CRM que integre com o sistema que você já utiliza no seu escritório. Dessa forma, você conseguirá manter todas as informações centralizadas em um único software.
Além disso, um CRM integrado traz muito mais praticidade para o seu escritório, uma vez que você conseguirá inserir dados e informações dos clientes em um dos softwares e sincronizá-lo com os demais automaticamente, sem precisar subir as informações mais de uma vez. Assim, você terá um único sistema que cobre todas as informações e dados importantes para que o relacionamento entre escritório e empresa flua de maneira mais natural.
Tenha fácil entendimento
De nada adianta ter um CRM completo e que integre com os demais sistemas do seu escritório, se ele não apresenta facilidade durante o manuseio. É importante que toda a sua equipe esteja confortável e saiba como aproveitar todos os benefícios e formas de acesso que a plataforma pode oferecer para o escritório, pois somente assim ela ajudará no trabalho do dia a dia.
Apesar de ser um sistema inteligente e que realiza muitas funções de forma automatizada, um CRM não faz nada 100% sozinho,é preciso alimentá-lo. Para isso, sua equipe precisa participar desse processo e entender como a ferramenta funciona, para que os dados coletados a partir da sua implantação sejam benéficos.
Te ajuda a gerenciar clientes
Um dos benefícios a longo prazo do CRM para contadores é a melhoria na maneira que o escritório conquista seus clientes. Afinal, ao contar com um sistema que gerencia as informações do cliente, você conseguirá manter um relacionamento saudável com o consumidor e, em consequência disso, poderá ofertar serviços personalizados de acordo com o que ele realmente precisa.
Acredite, esse é um diferencial que deixará seu cliente muito mais satisfeito e o tornará-, com toda a certeza, um grande divulgador da sua marca.
Ajuda a construir sua marca
Um bom CRM para contadores te ajudará a criar a sua própria marca e construir uma boa reputação. Porém, para que isso seja possível, é importante escolher um CRM que permita compartilhar informações e recursos com seus clientes.
Como? É simples! Vamos supor que você elaborou um conteúdo super bacana sobre uma atualização em uma lei tributária e acha relevante compartilhá-lo com a sua base de clientes. Se você tiver um CRM que permita o compartilhamento de conteúdo com seus clientes, conseguirá encaminhar esse material para toda a sua carteira com apenas poucos cliques.
A iniciativa gera autoridade, credibilidade e aumenta a confiança dos clientes.
Ajude a gerenciar a comunicação com o cliente
Você, provavelmente, deve ter várias maneiras de se comunicar com seus clientes, né? WhatsApp, e-mail, reuniões por vídeo, ligações telefônicas: são muitas as opções. Mas, você consegue acompanhar toda essa comunicação o tempo todo? Consegue guardar na memória ou anotar todas as informações sobre cada contato que tem com cada cliente?
Obviamente, é impossível guardar tantas informações assim, independentemente do tamanho da sua carteira de clientes. Por isso, é fundamental que um CRM para contadores tenha um recurso que te ajude a gerenciar a comunicação com os clientes.
O sistema deve te permitir manter um histórico detalhado das comunicações com cada cliente em um único local, para que você tenha acesso sempre que precisar. Isso dará com que você forneça um atendimento mais rápido, eficiente e personalizado, oferecendo soluções que de fato façam sentido para o cliente.
Crie fluxos de trabalho automatizados
Um escritório de contabilidade lida com inúmeras burocracias todos os dias. Por isso, é ideal que, ao escolher um sistema de CRM, você considere um software que possibilite a criação de fluxos de trabalho automatizados.
Assim, com o sistema, você conseguirá modificar e automatizar fluxos de trabalho que te ajudem na rotina do escritório e, principalmente, atenda as necessidades e mudanças ao longo do tempo.
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A ABS Growth é a plataforma de crescimento definitivo do contador. Nós pavimentamos o crescimento de escritórios de contabilidade por meio de 4 pilares: marketing, vendas, produtos e educação.
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