Você já ouviu falar em Certificado Digital para contador? Saiba o que é e como essa tecnologia tem ajudado as rotinas dos escritórios de contabilidade
Quem trabalha com contabilidade sabe o quanto o Certificado Digital para contador facilitou alguns processos que antes eram, além de mecânicos, bastante trabalhosos e custosos.
E não é muito difícil perceber essa evolução: basta pensar na assinatura de um contrato. Às vezes era preciso se deslocar até mesmo para outras cidades, a fim de concretizar uma parceria de negócios. Isso implicava em tempo e dinheiro.
Desta forma, o Certificado Digital é uma ferramenta tecnológico que tem dado muito auxílio aos contadores, proporcionando processos menos burocráticos e mais seguros.
Com a tão discutida automatização de alguns procedimentos e a implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), diversas declarações, obrigações e, até mesmo, os livros contábeis, deixaram de ser entregues em formato físico.
Agora, a maior parte destes documentos é transferida e compartilhada em ambiente digital. Isso torna ainda mais necessário a utilização do documento eletrônico nos escritórios de contabilidade de todo o país.
Continue a leitura e saiba como o Certificado Digital pode trazer mais segurança e otimizar os processos do seu escritório de contabilidade!
O que é um Certificado Digital?
O certificado digital é a identidade eletrônica de um escritório contábil. O documento funciona como uma carteira de identificação virtual que permite assinar documentos a distância com o mesmo valor jurídico de um documento assinado a próprio punho, mas sem precisar reconhecer firma em cartório.
Hoje, as transações comerciais se tornam mais fáceis porque é possível fazer negócios e parcerias e assinar documentos a distância, utilizando uma pequena, mas bastante eficiente ferramenta: o Certificado Digital. Sem falar na comodidade, economia e segurança que a utilização deste recurso proporciona.
A importância do certificado digital para escritórios de contabilidade
O uso do Certificado Digital traz inúmeros benefícios para diversas áreas profissionais, especialmente para o mercado contábil. A ferramenta é uma grande aliada dos contadores, uma vez que possibilita a realização de diversas operações de maneira totalmente informatizada.
Desta forma, os processos que antes eram feitos de forma presencial e manualmente, hoje são realizados em um ambiente digital, com o auxílio do documento eletrônico que torna todos os processos muito mais ágeis e seguros.
Nessa mesma linha de modernização, o Fisco reestruturou os seus procedimentos, de forma a priorizar a comunicação pela web, também por meio da certificação digital.
Isso fez com que surgissem sistemas de escrituração digital, os quais facilitaram a conformidade das obrigações tributárias dos contadores.
Transmissão das obrigações acessórias
O mesmo ocorre com a transmissão das obrigações acessórias e tributárias das empresas que ficaram mais fáceis, já que praticamente todas demandam o uso do Certificado Digital para a sua entrega, especialmente no âmbito federal. Mas, neste caso, mesmo com o Certificado Digital, é preciso ficar atento a alguns detalhes, como:
Penalidades e multas
Não entregar as obrigações acessórias no tempo determinado pode causar sérios problemas tanto para o Contador quanto para o empreendimento.
Isso inclui multas altas e, no caso do Simples Nacional, até expulsão do regime tributário.
A depender do Estado onde a empresa está instalada, há ainda a possibilidade de o empreendedor não conseguir emitir notas fiscais sem um Certificado Digital.
Isto atrapalhará os negócios de uma forma difícil de remediar.
O que implicaria em ainda mais gastos e dívidas, que podem se tornar uma bola de neve se não forem quitadas.
Funcionalidades do Certificado Digital para contadores
Além de todas as possibilidades já citadas, o Certificado Digital para contadores auxilia na assinatura e envio de documentos digitais com validade jurídica, emite declarações, notas fiscais e oferece muito mais segurança em transações bancárias.
Além disso, também há outra funcionalidade que se destaca no Certificado Digital para contadores: ele funciona como uma chave de acesso para determinados portais do Governo e softwares utilizados para enviar informações trabalhistas e fiscais das empresas. Alguns desses sistemas são:
Sistema Público de Escrituração Digital (SPED)
Criado pelo Governo Federal, o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é uma plataforma digital que recebe dados fiscais e contábeis das organizações em um formato específico e padronizado para o meio virtual.
Por meio do SPED, o contador consegue assinar documentos e enviá-los diretamente aos órgãos fiscalizadores. Porém, todos eles deverão ser assinados com o Certificado Digital.
Além disso, a plataforma também recebe duas declarações contábeis fundamentais: a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) e a Escrituração Contábil Digital (ECD).
Emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e)
Outra funcionalidade muito útil que a ferramenta proporciona ao contador está relacionada a emissão da NF-e. Esse é um documento de natureza fiscal utilizado para comprovar a transação comercial entre pessoas jurídicas (PJ) e pessoas físicas (PF). Também é possível comprovar entre duas pessoas jurídicas.
Para que as informações sejam autenticadas e enviadas às partes interessadas, é necessário possuir a certificação digital.
Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte (e-CAC)
O e-CAC é um portal de serviços que permite a comunicação direta entre a Receita Federal do Brasil (RFB) e o contribuinte. Por meio dele, é possível realizar operações fiscais, tais como consultas e acompanhamento da sua situação fiscal sem precisar ir até uma unidade da Receita Federal.
Assim como as outras funcionalidades, para usufruir dos serviços disponíveis no e-CAC com segurança, é recomendado que o contador utilize o Certificado Digital, e-CPF ou e-CNPJ.
Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex)
A ferramenta também é a chave de entrada para o Siscomex, um sistema informatizado utilizado para controlar todas as atividades de comércio exterior de uma empresa.
Algumas das funcionalidades do Siscomex são: o cadastro de entradas e saídas de mercadorias; consulta da situação das cargas; dados sobre as operações em tempo real e contato direto com a Receita Federal.
Esses processos só podem ser realizados pelo representante legal do escritório de contabilidade e, também, é obrigatório a utilização do certificado digital e-CPF (do tipo A1 ou A3).
É obrigatório o uso do Certificado Digital?
A assinatura digital de documentos só é efetivada mediante a utilização de um Certificado Digital válido. Essa certificação é obrigatória para apresentar dados junto à Receita Federal e, por conta disso, todas as pessoas jurídicas precisam ter o Certificado Digital. Vale destacar aqui que a obrigatoriedade não é imposta à pessoas físicas.
O Certificado Digital é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC), que se trata de uma empresa pública ou privada. Isso significa que o escritório deve estar de acordo com as normas da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), órgão regulamentador dos certificados digitais no país.
Tipos de Certificado Digital para contador
Existem diversos modelos de Certificados Digitais, que são utilizados em diferentes operações. Confira a seguir as características de cada um deles e descubra qual deles você, contador, deve utilizar:
Certificado Digital Tipo A
Esse tipo de certificado possui os modelos A1 e A3, podendo ser utilizado tanto por empreendedores quanto por pessoas físicas. No modelo A1, as chaves são geradas no computador onde foi instalado e o prazo de validade é de um ano.
Já no tipo A3, as chaves são disponibilizadas por meio de um hardware separado do computador, podendo ser alocadas em um smartcad ou em um token. Neste caso, a validade é de 1 a 3 anos.
e-CPF
O e-CPF é uma versão do documento de Cadastro de Pessoa Física (CPF). Graças a sua tecnologia, é possível realizar operações on-line de forma segura. Principalmente no que diz respeito ao envio de declaração como o Imposto de Renda de Pessoa Física, acesso ao e-CAC, verificação fiscal,envio de escriturações contábeis pelo SPED, dentre outras operações necessárias.
e-CNPJ
Já o e-CNPJ é a versão eletrônica do documento de Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) e deve ser utilizado para transmitir e consultar declaração de Imposto de Renda; fazer a transmissão de escriturações contábeis, acessar o e-CAC, fazer retificações no CAGED, dentre outras obrigações que são inerentes à rotina contábil.
NF-e
Por último, mas não menos importante, o certificado NF-e permite emitir notas fiscais eletrônicas, as quais são obrigatórias para vários tipos de negócio. Assim, serão emitidos, além da nota fiscal eletrônica, documentos como: nota fiscal avulsa eletrônica, nota fiscal de consumidor eletrônica e nota fiscal de serviço eletrônica.
Quando utilizar cada tipo de Certificado Digital?
Depois de aprender sobre os vários tipos de certificados digitais, é importante que o contador tenha ciência de que cada um deles pode ser utilizado em diversas operações diferentes. Isso porque o contador atua, diariamente, com o cumprimento de obrigações e transmissão de dados ao Governo. Por isso, precisarão do Certificado Digital para realizar operações por meio dos seguintes sistemas:
- e-CAC: para acessar o e-CAC, é necessário utilizar o Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ;
- NF-e: para comprovar as transações comerciais é preciso ter o Certificado Digital;
- Siscomex: necessário o uso do certificado digital e-CPF do tipo A1 ou A3;
- SPED: modalidade em que os documentos devem ser enviados em um formato específico e assinados com o certificado digital.
Renovando o Certificado Digital
Datas, prazos e correrias são constantes na vida de todos os Contadores. A atenção que as tarefas do cotidiano demandam faz com que muitas vezes se esqueçam da data de renovação do Certificado Digital.
E sabemos que não dá para ficar sem esta importante ferramenta ao fazer a Contabilidade e a parte fiscal de uma empresa.
A possibilidade de a renovação ser feita pela internet é bastante cômoda. Porém, para isso, é preciso que a ferramenta ainda esteja dentro do prazo de validade.
O ideal é fazê-lo com um mês de antecedência, a fim de evitar imprevistos.
Como se lembrar de renovar
A tecnologia proporciona diversas ferramentas para ajudar os usuários a compensarem as falhas de memória.
Conheça algumas delas:
- Agenda do celular: no smartphone é possível salvar um lembrete – com ou sem alarme – acerca da data para solicitar a renovação do certificado digital.
- Planilha: bastante utilizada em escritórios que administram as datas de renovação dos certificados digitais dos seus clientes, a elaboração de uma planilha específica pode ajudá-lo a se lembrar. Assim, basta consultá-la mensalmente para fazer este controle.
- Aviso no email: a Certisign por exemplo, envia e-mails para todos os seus clientes quando o prazo está próximo de expirar. Assim, evitando a perda do prazo de renovação e consequentemente um desconto.
Desta forma, será difícil esquecer-se de renovar o Certificado Digital do seu cliente, ou mesmo da sua empresa. Logo, é mais fácil evitar as tão indesejadas multas e penalidades.
